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Cómo imprimir etiquetas desde un archivo de hoja de cálculo: Guía completa y gratuita

Imprimir etiquetas desde un archivo de Excel, Calc o Google Sheets es posible, fácil y gratis. El asunto es encontrar la forma correcta de hacerlo, y hoy te vamos a contar esa forma, porque no vemos ninguna solución publicada en castellano, y porque nos tocó aprender, así que, por si nos olvidamos, aquí lo dejamos de anotador, como hicimos alguna vez con esta genialidad: cómo cambiar un sistema de ficheros SIN formatear. Claro, ese problema lo teníamos sólo nosotras, pero bueno, a alguien ayudamos (a Pablo, que necesitaba eso). Si te lo preguntás, no, no tuvimos que volver a hacerlo nunca, asi que como nos dijeron entonces, hicimos algo genial y único que sólo le sirvió a una persona. Pero bueno, estamos contentas lo mismo.

Volviendo a cómo imprimir etiquetas desde un archivo de hoja de cálculo, te contamos que aquí somos super fanáticas de Libre Office, la versión más progresista de Open Office que en nuestra opinión además de ser más liviana es mucho más fácil de usar.

En ocasiones sucede que tenemos un listado de personas en una hoja de cálculo (ej: un listado de clientas), y tenemos que hacer un envío regular postal (ej: nuestro catálogo de productos cosméticos, nuestra selección de hoteles de lujo o nuestra revista impresa en papel), para lo que nos vendría muy bien encontrar la forma de imprimir la información que tenemos de nuestras clientas, pero en formato de etiqueta, cosa de que queden listas, rotuladas, para ser enviadas por correo postal.

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Cómo imprimir etiquetas desde un archivo de hoja de cálculo (en Libre Office)

Vamos a partir de una cosa: Excel y todo el entorno de Google permiten estas funciones, pero sucede que te quieren cobrar por hacerlo. No necesitás pagar para esto, pero sí tenés que ponerle esfuerzo y cabeza, así que si sos de esas usuarias que buscan darle “siguiente-siguiente-siguiente” a todo, te recomendamos que recuerdes que sos una humana, y nuestra especie se diferencia de la del chimpancé, entre otras cosas, por el uso de su capacidad de razonamiento (que no es ni mejor ni peor, si no diferente, tampoco vamos a quedar más con las chimpancé).

Google Sheets permite hacer este tipo de cosas muy fácilmente, a partir de complementos pagos, a los que podés llegar a través del menú “Extensiones” y luego “Complementos” del mismo archivo de sheets que estés usando. El problema es cuando tenés más de 50 destinatarias, ahí se complica la cosa porque esa gente te quiere cobrar por facilitarte imprimir tu listado de clientas en excel sin tener que saber cómo hacerlo. Insistimos, si tu idea no es aprender, rajá de acá que no te queremos de lectora.

Preparando los datos a imprimir

Esta es forma nos la choreamos de un tutorial de Excel para imprimir etiquetas a partir de datos en una hoja de cálculo. La verdad primero nos generó cierta vergûenza y estuvimos varias horas más viendo cómo no tener que hacer esto, para lograr una forma más automática de imprimir rótulos apartir de aquella planilla, pero lo cierto es que lo único que descubrimos en ese proceso fue que no teníamos razón y que habíamos estado perdiendo tiempo por soberbias.

Así que lo que vamos a hacer en este momento es apelar a una fórmula que reunirá la informacíon de las columnas que necesitamos imprimir e insertará una línea entre cada dato, pero todo en la misma celda.

Para esto lo que tenemos que hacer es elegir las columnas con los datos (en mi caso eran Nombre, Dirección, Localidad, Provincia y Código Postal) e insertar el resultado de esas celdas en una nueva columna. En mi caso las columnas van desde la B hasta la F y los datos empiezan en la fila 2, y quiero que todos los datos queden en la columna G. Si tu caso es diferente, reemplazá el valor por el correcto.

Para esto usaré esta fórmula en la columna G: =B2 & CARACTER(10) & C2 & CARACTER(10) & D2 & CARACTER(10) & E2 & CARACTER(10) & “CP ” & F2
Una vez que la tengas aplicada, sólo tenés que dejar el mouse en la esquina inferior derecha de la celda G3 y “seleccionar” hasta la última celda de la columna y la fórmula estará aplicada en todas esas celdas.

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Imprimir datos de etiqueta en Excel, Google Shets o LibreOffice

Una vez que ya tenemos nuestros datos ordenados y listos en esa columna, vamos a copiarlos y pegarlos en una planilla nueva. Es importante aquí que pongas un nombre a la columna donde pegaremos todos los datos. En mi caso el nombre fue “Etiquetas” (sí, una creativa bárbara soy). En este momento empieza el barullo, porque LibreOffice se vuelve poco instintivo, aunque creo que debe ser por un tema de traducción. Pero bueno, lo que vamos a hacer ahora es convertir nuestro archivo en una base de datos.

Para esto vamos a Archivo -> Asistentes -> Origen de datos de direcciones

En caso de que esta opción no te aparezca, actualizá tu Libre Office.

  • Luego del clic anterior verás una ventana horrendamente titulada que dice “Asistente del origen de datos de la libreta de direcciones”.
  • Aquí elegimos “Otro origen de datos externo”, le damos “siguiente”, se abrirá una ventana que dice “conexión”, dale clic, y allí elegís el tipo de archivo. En este caso es “hoja de cálculo”.
  • Toca elegir el archivo que usaremos de base de datos
  • Le das “abrir”, probás la conexión y si te da OK vamos al paso siguiente. Si no te da OK jodete porque no tengo ni idea de que hacer, pero si me escribís seguro te lo resuelvo.

Hay un paso siguiente que en este ejemplo no tiene sentido, y es una forma de asignar campos. Como tenemos una sola columna, no hace falta, pero allí si prestás atención, vas a encontrar una suerte de “mapeo” de tablas que te permite conectar etiquetas en la planilla con posiciones del texto en la etiqueta.

Ahora lo que haremos es guardar esto que hemos estado haciendo como “base de datos”, que es el paso 5 de esta pestaña, en el que tenés que elegir el lugar donde lo vas a guardar. Dejá tildada la opción que habilita esta base para todos los módulos de LibreOffice, y guardá en algún directorio que puedas recordar, porque luego vas a tener que buscarla.

Luego de tanto trámite esperarás que ya esté todo listo y te preguntarás dónde zorcho quedaron las benditas etiquetas. Pero no. Lo único que hiciste fue crear una fuente de datos y dejarla disponible para el paso siguiente.

Luego de tanta vuelta ya estamos un poco hartas, lo que sigue es absurdamente tedioso, pero ya que hiciste todo lo otro, seguí ¡que no decaiga! Lo bueno: ya hiciste lo más difícil. Lo malo: todavía no terminaste.

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Imprimir etiquetas desde hoja de cálculo a papel

Desde cualquier ventana de office que tengas, tenés que ir al menú Archivo -> Nuevo -> Etiquetas. Allí aparecerá la ventana en la que tenés que elegir la base de datos que creamos antes, el nombre de la tabla y la etiqueta del campo. Luego le das clic a la flecha para que se incorporen esos datos en la etiqueta. Como tenemos todos los datos en una sola celda, simplemente se agregará un campo.

En la parte de formato podés modificar las medidas de impresión a tu gusto, los márgenes y algunas otras cositas. En la sección de opciones, verás la opción de “sincronizar contenidos”, tildala, esto te va a permitir modificar fuentes, tamaños y atributos de la etiqueta, en caso de que quieras aportarle un poco de diseño.

Bueno, ya casi estamos. Ahora tendrás un archivo nuevo en el que se verán todas las etiquetas. Este archivo lo tenés que imprimir, LibreOffice te va a preguntar si estás queriendo escribir una carta, no le des bola y cliqueá que “sí”, seleccionás la impresora o exportás a PDF y ya tenés listas para imprimir tus etiquetas a partir de los datos que tenés en tu hoja de cálculo.

¡Happy hacking!

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